Biuletyn Informacji Publicznej - podstawowe informacje

Spis treści :

1. Wymagania formalne i techniczne
2. Cel ustawy o informacji publiczne
3. Podmioty zobowiązane do realizacji Biuletynu Informacji Publicznej
4. Strona główna Biuletynu Informacji Publicznej
5. Zakres informacji publikowanych w Biuletynie Informacji Publicznej
6. Wymagania techniczne i zasady działania Biuletynu Informacji Publicznej
7. Współpraca Biuletynu Informacji Publicznej z innym systemami informatycznymi podmiotu
8. Finansowe warunki realizacji przedsięwzięcia
9. Podstawa prawna i terminy realizacji Biuletynu Informacji Publicznej


1. Wymagania formalne i techniczne

Ustawa z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. Nr 112, poz. 1198) nakłada na podmioty określone w przepisach obowiązek uruchomienia internetowego Biuletynu Informacji Publicznej.
Większość technicznych i organizacyjnych wymogów związanych z wprowadzaniem w życie nowego prawa do informacji publicznej wynika z rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 17 maja 2002 r. w sprawie Biuletynu Informacji Publicznej (Dz. U. Nr 67, poz. 619).

2. Cel ustawy o informacji publicznej

Zgodnie z art. 1 ustawy każda informacja o sprawach publicznych stanowi informację publiczną w rozumieniu ustawy i podlega udostępnieniu na zasadach i w trybie określonych w niniejszej ustawie, zaś zgodnie z art. 2 każdemu przysługuje, z zastrzeżeniem art. 5, prawo dostępu do informacji publicznej, zwane dalej „prawem do informacji publicznej".
Praktyka ostatnich lat pokazuje, że skuteczność działania administracji, a zatem jakość funkcjonowania państwa coraz bardziej zależy od właściwego wykorzystania technik informacyjnych.
Większość organów administracji rządowej i samorządowej oraz instytucji publicznych posiada serwisy internetowe, publikujące podstawowe informacje na temat ich organizacji, pełnionych funkcji oraz podejmowanych działań. Każdy z tych serwisów ma inną strukturę i sposób nawigacji. Niektóre z nich prezentują przestarzałe i nieaktualne dane. Zazwyczaj nie są to serwisy w rozumieniu „e-government” - wirtualnego urzędu, otwartego dla wszystkich przez 24 godziny w ogólnodostępnej sieci Internet.

Stworzenie w serwisach internetowych poszczególnych podmiotów Biuletynu Informacji Publicznej, posiadającego ściśle określone mechanizmy nawigacji oraz jednolity we wszystkich serwisach zakres prezentowanych danych, spowoduje ujednolicenie zakresu i sposobu publikowania informacji o sprawach publicznych. Ma to w znacznym stopniu ułatwić i przyspieszyć wyszukiwanie potrzebnych informacji każdemu obywatelowi, podmiotowi gospodarczemu lub instytucji.
W skład ogólnokrajowego Biuletynu Informacji Publicznej wejdzie zatem szereg samodzielnych biuletynów, opracowywanych przez poszczególne urzędy, organy i instytucje. Biuletyny podmiotowe będą najważniejszą strukturą organizacyjną oraz informacyjną BIP.

3. Podmioty zobowiązane do realizacji Biuletynu Informacji Publicznej

Ustawa wskazuje w art. 4 ust. 1 podmioty zobowiązane do uruchomienia, utrzymania i rozwoju Biuletynu Informacji Publicznej. W dużym skrócie można powiedzieć, że rola wymienionych niżej podmiotów w realizacji ustawy o informacji publicznej będzie polegała na prowadzeniu „podmiotowych stron BIP”, wywoływanych ze „strony głównej BIP”.

Podmioty realizujące Biuletyn Informacji Publicznej :
• urzędy administracji publicznej
• organy samorządu gospodarczego i zawodowego
• instytucje publiczne
• podmioty reprezentujące Skarb Państwa
• samorząd terytorialny

4. Strona główna Biuletynu Informacji Publicznej

Projekt strony głównej BIP jest dostępny w sieci Internet pod adresem http://www.bip.gov.pl i jest posadowiony na serwerze Ministerstwa Spraw Wewnętrznych.
Strona główna Biuletynu Informacji Publicznej będzie zawierała podstawowe informacje o urzędach i instytucjach publicznych oraz powiązania (tzw. „linki”) do serwisów poszczególnych podmiotów. Informacje będą zorganizowane w układzie podmiotowym i tematycznym.
Menu podmiotowe jest katalogiem grup podmiotów zobowiązanych do przestrzegania ustawy o informacji publicznej. Praktycznie strona główna BIP umożliwia wywołanie biuletynów poszczególnych podmiotów: organów władzy ustawodawczej, organów administracji rządowej, urzędów administracji samorządowej itp.
Menu tematyczne jest klasyfikacją spraw, które obywatel załatwia w urzędzie: edukacja, zdrowie, pomoc społeczna, podatki, środowisko itp.
Ustawa i rozporządzenie szczegółowo określają zasady działania biuletynów podmiotowych oraz zakres prezentowanych w nich informacji.

5. Zakres informacji publikowanych w Biuletynie Informacji Publicznej

Biuletyny utrzymywane przez podmioty wymienione w ustawie w art. 4 ust. 1 powinny publikować informacje publiczne zgodnie z art. 6 ustawy.

Strony Biuletynu powinny zawierać między innymi
• opis struktury i zasad działania podmiotu (urzędu)
• informacje o sposobie przyjmowania i załatwiania spraw
• informacje o osobach sprawujących funkcje i ich kompetencjach
• określone dane z prowadzonych rejestrów i ewidencji, oraz opisy zasad z ich korzystania
• dane o majątku
• treści aktów administracyjnych

Podmiotowa strona Biuletynu musi zawierać zgodnie z §12 rozporządzenia:
• logo (znak graficzny) Biuletynu,
• imię i nazwisko, adres, numer telefonu, numer faksu i adres e-mail osób redagujących podmiotową stronę Biuletynu,
• instrukcję korzystania z podmiotowej strony Biuletynu,
• menu przedmiotowe,
• informację o liczbie odwiedzin podmiotowej strony Biuletynu,
• rejestr zmian treści informacji publicznych zawartych na podmiotowych stronach Biuletynu, ze wskazaniem daty, od której zmiany te obowiązują,
• informację dotyczącą sposobu dostępu do informacji publicznych będących w posiadaniu podmiotu tworzącego podmiotową stronę Biuletynu, a nie udostępnionych w Biuletynie,
• moduł wyszukujący.

6. Wymagania techniczne i zasady działania Biuletynu Informacji Publicznej

System publikowania informacji w Biuletynie musi posiadać szereg mechanizmów (narzędzi informatycznych), nie występujących w większości obecnych serwisów internetowych, np. funkcje wyszukujące informacje w serwisie oraz mechanizm budowania archiwum zmian wprowadzonych na poszczególnych stronach.
Przytoczony powyżej zapis całkowicie eliminuje serwisy, które są zbiorem tzw. statycznych stron internetowych.
Oznacza to również, że sprzęt komputerowy (serwer) publikujący serwis oparty o bazy danych w standardzie SQL musi posiadać odpowiednio wysokie parametry.
Dla zapewnienia ciągłości publikacji w przypadku awarii, zgodnie z § 21 rozporządzenia podmioty prowadzące BIP są zobowiązane do posiadania serwera zastępczego.
Za stosowaniem wysokiej technologii baz danych SQL przemawia również perspektywa konieczności tworzenia wielu różnych zapisów o charakterze administracyjno-porządkowym i archiwalnym. Mówi o tym § 17 rozporządzenia.
Moduł administratora aplikacji obsługującej BIP powinien realizować wiele funkcji narzędziowych. Jednocześnie konieczne jest zabezpieczenie danych poprzez program oraz rozwiązania sprzętowe (realizuje to tzw. firewall).
Użytkownikom biuletynu aplikacja powinna zagwarantować wysoki komfort pracy, np. szybkie wyszukiwanie zadanych informacji na stronach biuletynu oraz dostęp do historii każdej strony.

Zgodnie z art. 12 Biuletyn Informacji Publicznej Podmiot udostępniający informację publiczną jest obowiązany zapewnić możliwość:
• kopiowania informacji publicznej albo jej wydruk lub
• przesłania informacji publicznej albo przeniesienia jej na odpowiedni, powszechnie stosowany nośnik informacji.

7. Współpraca Biuletynu Informacji Publicznej z innym systemami informatycznymi podmiotu

Z niewielką przesadą można stwierdzić, że nie jest możliwe prowadzenie Biuletynu zgodnego z wymogami i zawierającego aktualne informacje oraz dane, bez współpracy z określonymi aplikacjami tworzącymi ogólny system informatyczny podmiotu.
Podmiot prowadzący Biuletyn powinien w jak największym stopniu zastosować elektroniczne formy rejestracji danych na tych wszystkich stanowiskach, które będą w poszczególnych etapach wdrażania ustawy tworzyć zasoby BIP.
Obywatel będzie miał możliwość przesyłania do Urzędu określonych dokumentów w formie elektronicznej poprzez Internet. Oznacza to w praktyce, że programy działające w Urzędzie do obsługi czynności kancelaryjnych, powinny wymieniać dane z oprogramowaniem internetowym BIP.
Wdrażanie takiego systemu organizacji pracy w podmiocie jest procesem długotrwałym i trudnym. Już sam początek pracy powinien być dobrze przemyślany i dostosowany do możliwości organizacyjnych, personalnych i finansowych każdego podmiotu.

8. Finansowe warunki realizacji przedsięwzięcia

Podmioty utrzymujące Biuletyny Podmiotowe zobowiązane są do zapewnienia aktualności i bezpieczeństwa publikowanych zasobów informacyjnych. Muszą zastosować rozwiązania, które gwarantują spełnienie bardzo wysokich wymagań funkcjonalnych postawionych przed biuletynem. Biuletyny powinny zawierać zarówno informacje przeznaczone dla każdego obywatela, jak również dla specjalistów, mających określone, bardzo konkretne potrzeby.

Ministerstwo odpowiedzialne za opracowanie i wdrożenie ustawy szacuje, że opracowanie stron internetowych Biuletynu Podmiotowego wg wymagań określonych w ustawie i rozporządzeniu będzie kosztować każdy z wyznaczonych podmiotów około 100 000 PLN. Roczne koszty utrzymania systemu są szacowane na poziomie nie niższym niż 20 000 PLN. Dodatkowo koszty wymaganego sprzętu to ok. 15 000 PLN, a koszty jego utrzymania to ok. 2 000 PLN / rok. Podmioty mają obowiązek pokryć te koszty ze swych środków własnych.

Powyższe koszty wynikają i są usprawiedliwione koniecznością zastosowania odpowiedniej technologii jak również wykonania istotnych nakładów pracy i działań organizacyjnych.

9. Podstawa prawna i terminy realizacji Biuletynu Informacji Publicznej

Ustawa z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (dz. u. nr 112, poz. 1198) weszła w życie z dniem 01.01.2002 roku (art. 26) i nakłada na podmioty określone w przepisach obowiązek uruchomienia internetowego Biuletynu Informacji Publicznej.
Rozp. Min. Spraw Wew. i Adm. z dnia 17 maja 2002 r. w sprawie Biuletynu informacji Publicznej (dz. u. nr 67, poz. 619) weszło w życie 20.06.2002 roku i praktycznie wyjaśnia wszelkie problemy techniczne dotyczące realizacji BIP.

Większość informacji wymienionych w art. 6 ustawy należy praktycznie publikować już dzisiaj, a ich skompletowanie zakończyć nie później niż w terminie 18 miesięcy od dnia wejścia w życie ustawy (01.01.2002r.). Pierwszy etap jest prawdopodobnie dla większości podmiotów obciążony największą pracochłonnością, wynikającą z konieczności zebrania i opracowania bardzo szerokiego zakresu informacji i danych. Drugi etap - najtrudniejszy technicznie pod względem informatycznym - należy zakończyć w terminie 24 miesięcy, a ostatni po 36 miesiącach.

Od dnia 10.10.2002 r. obowiązuje przepis nakazujący publikowanie na stronie internetowej ogłoszenia o wszczęciu postępowania o udzielenia zamówienia publicznego - art. 29 ust.1 Ustawy z 10 czerwca 1994r. o zamówieniach publicznych (Dz. U. Nr 72 z 2002r., poz. 664 ze zm.).

Planując rozpoczęcie tworzenia lub aktualizację systemu informatycznego w kontekście nowych przepisów o BIP, należy brać pod uwagę również problematykę obiegu dokumentów zawierających informację publiczną.
W urzędach powiatu traktuje o tym obowiązujące od dawna Rozp. Prezesa Rady Min. z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów powiatu, natomiast w gminach mówi o tym Rozp. Prezesa Rady Min. z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych.
Organizacja obsługi Biuletynu na zasadzie, że do jego baz danych na bieżąco określone osoby będą wprowadzać i aktualizować dane, jest przedsięwzięciem niesłychanie pracochłonnym, a zatem również bardzo kosztownym.
Dlatego też Biuletyn powinien jak najszerzej wykorzystywać informacje wprowadzone do innych programów informatycznych podmiotu.
Zgodnie z § 4 rozporządzenia:
informacje publiczne zawarte w Biuletynie organizuje się w postaci baz danych, a ich udostępnianie odbywa się w oparciu o mechanizmy baz danych.

Biuletyn powinien zawierać i udostępniać:

w I etapie - do 1 lipca 2003 roku

• dane podmiotu i informacje dotyczące:
• statusu prawnego lub formy prawnej podmiotu,
• organizacji oraz przedmiotu działalności i kompetencji podmiotu,
• organów podmiotu i osobach sprawujących w nich funkcje oraz ich kompetencjach,
• struktury własnościowej podmiotu oraz majątku, którym dysponuje,

• informacje o zasadach funkcjonowania podmiotu, w tym o:
• trybie działania władz i ich jednostek organizacyjnych,
• trybie działania w zakresie wykonywania zadań publicznych,
• działalności w ramach gospodarki budżetowej i pozabudżetowej,
• sposobach stanowienia aktów publicznoprawnych,
• sposobach przyjmowania i załatwiania spraw,
• prowadzonych rejestrach, ewidencjach i archiwach oraz o sposobach i zasadach udostępniania danych w nich zawartych.


w II etapie - do 31 grudnia 2003 roku

• informacje o stanie przyjmowanych spraw, kolejności ich załatwiania lub rozstrzygania,
• dane publiczne, w tym:
• treść i postać dokumentów urzędowych,
• stanowiska w sprawach publicznych oraz treść innych wystąpień,
• informacje o stanie samorządów i ich jednostek organizacyjnych.

w III etapie - do 31 grudnia 2004 roku

• informacje o majątku publicznym.




III. System publikowania informacji w Biuletynie Informacji Publicznej

System publikowania informacji w Biuletynie musi posiadać szereg mechanizmów (narzędzi informatycznych), nie występujących w większości obecnych serwisów internetowych.

Zgodnie z § 4 rozporządzenia informacje publiczne zawarte w Biuletynie organizuje się w postaci baz danych, a ich udostępnianie odbywa się w oparciu o mechanizmy baz danych.
Przytoczony zapis całkowicie eliminuje serwisy, które są zbiorem tzw. statycznych stron internetowych. Oznacza to również, że serwer publikujący serwis oparty o bazy danych w standardzie SQL (np. z uwagi na konieczność budowania archiwum i funkcje wyszukujące informacje) musi posiadać odpowiednio wysokie parametry.

Dla zapewnienia ciągłości publikacji w przypadku awarii zgodnie z § 21 rozporządzenia podmioty prowadzące BIP są zobowiązane do posiadania serwera zastępczego.

Zgodnie z § 22 rozporządzenia: W przypadku awarii serwera podmiotowej strony Biuletynu odwiedzający podmiotową stronę Biuletynu jest informowany o chwilowym zablokowaniu połączeń z tą stroną. Czas ten nie może być dłuższy niż 24 godziny.
W praktyce serwis musi automatycznie informować wskazane osoby o rożnego typu awariach sprzętowych, konfliktach lub nieprawidłowościach powstających podczas edycji informacji w biuletynie. Serwis wysyła w postaci e-mail odpowiednie komunikaty, natomiast w przypadku braku reakcji ze strony powiadomionej osoby realizuje automatycznie monit do kolejnej wyznaczonej osoby. Dzięki takiej organizacji pracy lokalizowane są i eliminowane poważniejsze awarie działania systemu.

Zgodnie z art. 8 p. 6 Biuletyn Informacji Publicznej powinien umożliwiać
1) oznaczenia informacji danymi określającymi podmiot udostępniający informację,
2) podania w informacji danych określających tożsamość osoby, która wytworzyła informację lub odpowiada za treść informacji,
3) dołączenia do informacji danych określających tożsamość osoby, która wprowadziła informację do Biuletynu Informacji Publicznej,
4) oznaczenia czasu wytworzenia informacji i czasu jej udostępnienia,
5) zabezpieczenia możliwości identyfikacji czasu rzeczywistego udostępnienia informacji.
W praktyce oznacza to, że baza danych serwisu umożliwia wprowadzenie osób - operatorów systemu, którym administrator definiuje właściwe uprawnienia i kompetencje do korzystania z zasobów i aktualizacji ich treści.

Zgodnie z § 16 rozporządzenia:
1. Podmioty wyznaczają pracowników odpowiedzialnych za:
1) przekazywanie ministrowi właściwemu do spraw administracji publicznej informacji niezbędnych do zamieszczenia na stronie głównej Biuletynu oraz powiadamianie tego ministra o zmianach w treści tych informacji,
2) dokonywanie zmian treści informacji publicznych udostępnianych na podmiotowej stronie Biuletynu.

Zgodnie z § 20 rozporządzenia:
Oprogramowanie serwera strony głównej Biuletynu oraz serwerów podmiotowych stron Biuletynu zawiera zabezpieczenia uniemożliwiające instalację na tych serwerach przez osoby nieuprawnione innego oprogramowania, w szczególności spowalniającego obsługę Biuletynu lub uniemożliwiającego taką obsługę.

Zgodnie z § 17 rozporządzenia:
1. Pracownicy prowadzą dzienniki, w których odnotowują zmiany w treści informacji publicznych udostępnianych w Biuletynie oraz próby dokonywania takich zmian przez osoby nieuprawnione.
2. Administrator strony głównej Biuletynu i administratorzy podmiotowych stron Biuletynu dokonują bieżącej, nie rzadziej niż co 24 godziny, kontroli dzienników.

Moduł administratora systemu realizuje wiele funkcji narzędziowych. Jednocześnie bardzo istotną troską jest zabezpieczenie danych poprzez program oraz rozwiązania sprzętowe (realizuje to tzw. firewall). Na przykład zgodnie z § 18 rozporządzenia:
Serwer strony głównej Biuletynu oraz serwery podmiotowych stron Biuletynu ochrania się przez moduł bezpieczeństwa - programowe lub sprzętowo-programowe rozwiązanie techniczne pozwalające na odseparowanie informacji publicznych zawartych na podmiotowych stronach Biuletynu od sieci Internet, w sposób uniemożliwiający niekontrolowaną penetrację lub eksplorację tych informacji albo ich zniszczenie lub modyfikację przez osoby nieuprawnione.

Aplikacja oraz infrastruktura sprzętowa musi posiadać możliwość automatycznej archiwizacji danych, o czym mówi § 19 rozporządzenia:
Informacje zgromadzone w bazie danych strony głównej Biuletynu oraz informacje publiczne zgromadzone na podmiotowych stronach Biuletynu kopiuje się systematycznie na odrębne elektroniczne nośniki informacji, nie rzadziej niż raz na dobę.

Użytkownikom biuletynu aplikacja powinna zagwarantować wysoki komfort pracy, np. szybkie wyszukiwanie zadanych informacji na stronach biuletynu oraz dostęp do historii każdej strony.
Zgodnie z art. 12 Biuletyn Informacji Publicznej Podmiot udostępniający informację publiczną jest obowiązany zapewnić możliwość:
1) kopiowania informacji publicznej albo jej wydruk lub
2) przesłania informacji publicznej albo przeniesienia jej na odpowiedni, powszechnie stosowany nośnik informacji.




Materiał opracowano na podstawie:

I. Ustawa z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (dz. u. nr 112, poz. 1198)
II. Rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 17 maja 2002 r. w sprawie Biuletynu Informacji Publicznej (dz. u. nr 67, poz. 619).
III. Inne źródła ogólnie dostępne.